Nos conseils d’experts pour un déménagement d’entreprise réussi

Le déménagement d’entreprise marque une étape précieuse dans l’évolution de votre société. Il ne laisse aucune place au hasard. De nombreux aspects logistiques, techniques et administratifs sont à prendre en considération. Dans les lignes à venir, DMAX vous livre justement 8 conseils d’experts pour quitter les bureaux que vous occupez actuellement et rejoindre vos nouveaux locaux dans les meilleures conditions.

Ce guide vous permettra d’organiser la transition avec méthode. Il est important de garder à l’esprit que chaque préparation à ses particularités. Le secteur géographique, la taille de l’entreprise, le domaine d’activités… tous ces facteurs influencent la démarche globale, à moduler au cas par cas.

En tant que spécialiste dans le domaine du déménagement d’entreprise en France, DMAX a tout de même identifié certains éléments incontournables. Autrement dit, des étapes clés accompagnées d’explications concrètes.

1. Définissez votre projet de déménagement initial

Tout commence par un projet de déménagement. N’hésitez pas à préparer un document de référence, qui consignera notamment les réponses aux questions suivantes :

1. Quels sont les principaux objectifs visés par ce changement d’adresse ? Cette réflexion aide à définir le but du déménagement. Souhaitez-vous un agrandissement de l’espace de travail ? Améliorer l’accessibilité aux locaux pour les employés, les clients, les visiteurs ? Ambitionnez-vous un rapprochement géographique de partenaires stratégiques ou d’un écosystème d’affaires spécifique… voire une fusion ?
2. Selon les/la raison(s), le processus devra être élaboré différemment. Quel est le calendrier (approximatif dans un premier temps) de ce grand transfert ? Pouvez-vous déterminer une date idéale ? N’hésitez pas à consulter cet article pour en découvrir davantage. Nous l’avons consacré à la meilleure date pour déménager.
3. Quel budget est-il possible de consacrer à ce déménagement d’entreprise ? Avec quelle marge ? Le concours d’un comptable peut être précieux au cours de cette réflexion.

Bien que des modifications puissent survenir, ces bases offrent des repères précieux. Vous y reviendrez régulièrement, que ce soit lors des reflexions internes… ou lors de la collaboration avec l’entreprise de déménagement.

Bon à savoir : ces détails qui font la différence

Si votre entreprise change de localisation, certaines habitudes peuvent être bouleversées… parfois même compromises. La présence d’une salle de sport est-elle importante pour vos salariés, collaborateurs, cadres ? Faut-il assurer une proximité suffisante avec le siègle social ? Il vaut mieux, dans la mesure du possible, maintenir la qualité de vie et de travail offerte par les anciens locaux… et idéalement proposer mieux.

2. Réalisez un inventaire complet des biens matériels

Le déménagement de votre entreprise implique le transport sécurisé des meubles, accessoires et mobiliers utilisés par vos équipes au quotidien.

Tout environnement de travail voué à « migrer » sera passé au crible. Créez un inventaire informatisé (par exemple une liste Excel). Ce dernier indiquera les quantités (nombre de chaises, de lampes, etc.), le volume du mobilier, ainsi que toutes autres informations pertinentes.

Ces données serviront notamment à l’établissement du devis. Les déménageurs estimeront avec précision la complexité des tâches à effectuer. Grâce à cette démarche, vous êtes aussi certain(e) de préserver le patrimoine matériel de votre structure.

3. Choisissez une entreprise de déménagement fiable et demandez un devis

Un travail de si grande ampleur exige l’intervention d’un intervenant spécialiste dans le déménagement d’entreprise et ses particularités. La première étape consiste à demander un devis. Afin d’estimer le prix de son intervention, le prestataire se base sur une série de critères formels.

Il faut donc, entre autres, s’interroger sur les points suivants :

• Où les anciens locaux se situent-ils ? Quelle adresse, quel nouvel emplacement s’agit-il de rejoindre ?
• En ce qui concerne la prise en charge des étapes (emballage, chargement, mise en place et déballage…), comment seront distribués les rôles ? Souhaitez-vous confier l’ensemble du déménagement à l’entreprise mandatée, ou déléguer une partie des services à vos salariés ?
• Quel est le volume de biens mobiliers à faire transiter ? Sont-ils tous voués à rejoindre les nouveaux locaux ? Attention à la problématique des charges à déplacer.

Chez DMAX, nous proposons un véritable service premium. Cela commence par une définition claire de votre besoin.

Au-delà des questions purement administratives, la dimension humaine est cruciale. N’hésitez donc pas à nous demander un devis dès maintenant. Ce sera la première pierre posée à l’édifice d’une collaboration dynamique et adaptée à votre situation, pour un changement vraiment maîtrisé… Un déménagement sur mesure, tout simplement.

Bon à savoir : les entreprises agréées, ce gage de sécurité

Une assurance sera moins encline à indemniser une perte, un manque à gagner… si vous faites appel aux services d’un amateur. Privilégiez un contrat solide, avec une entreprise reconnue telle que la nôtre.

4. Départ vers de nouveaux locaux : organisez le jour J en interne

Lors d’un déménagement d’entreprise, tout le monde doit être informé des modalités. Gérants, propriétaires, cadres, employés… celles et ceux qui occupent vos bureaux aux quotidiens seront informés dès que la date a été définitivement fixée.

Nous préconisons cette communication pour plusieurs raisons :

• Ce transfert impacte nécessairement les conditions de travail. Vos collaborateurs doivent s’y préparer, dans tous les cas.

• Les membres de votre équipe devront probablement entreprendre des démarches individuelles en amont. Par exemple : trouver une place de stationnement à proximité, définir leur nouvel itinéraire quotidien… Le moindre petit changement importe.

• La réussite des opérations requiert un fonctionnement optimal au sein de l’entreprise. Pensez à la continuité de votre activité, du travail assigné à chacun(e), pour que la productivité soit préservée.

5. Officialisation d’un déménagement d’entreprise : prévenez tous les acteurs concernés

N’attendez pas le dernier carton pour avertir les clients, partenaires, collaborateurs participant à la vie de votre entreprise.

Il est indispensable, par exemple, de…

• Transmettre la nouvelle adresse de vos nouveaux locaux aux fournisseurs.

• Notifier le transfert à votre clientèle fidèle (par e-mail, sur votre site internet, par courrier…).

• Déclarer les changements aux autorités administratives compétentes.

Dans un registre similaire, assurez le transfert ou la mise à jour de tous vos contrats de service (internet, électricité, eau, maintenance, etc.).

Bon à savoir

Ce conseil dépasse le contexte direct du déménagement d’entreprise, mais en tant que prestataire premium, nous tenons à le prodiguer. Consultez attentivement les clauses du bail commercial signé. Vous vous préservez ainsi contre les charges excessives et contre un loyer excessivement prolongé. Afin de ne rien risquer, contactez l’entité responsable et exposez la situation.

6. Planifiez le jour J avec précision

De nos jours, les besoins en termes de connectivité sont conséquents. Les raisons de se connecter à internet ne manquent pas.

Intégrez à la préparation de votre déménagement d’entreprise les précautions suivantes :

• Entourez-vous d’experts en informatique, capables d’assurer la transition sans que ne survienne la moindre complication (perte de données, absence de connexion internet à l’arrivée, etc.).

• Prévoyez des sauvegardes, un « back-up » de votre parc numérique.

• Identifiez toutes les possibilités matérielles et structurelles sur le nouveau site. Un déménagement demande de repenser certains choix logistiques et de prévoir la déconnexion et reconnexion de l’ensemble du matériel.

7. Rationalisez la transition de l’infrastructure IT

Quel que soit le motif de ce transfert, le grand jour reste une source de stress.

Cet exercice périlleux, ce projet ambitieux, celui du changement de site donc, doit être cadré par…

• Une organisation complète et chronométrée du Jour J. Nos experts vous prodigueront des conseils pour optimiser le timing, adaptés aux profils des entreprises mandataires.

• L’anticipation de certaines tâches. Certains cartons peuvent être préparés avant la date du grand départ, par exemple.

• La prise en compte de certains aléas : conditions météorologiques, trafic sur les routes, obstacles physiques au déroulement des tâches, etc.

Rassurez-vous : avec une bonne préparation, et même en cas d’imprévu, avec nos équipes vous reussirez toujours à regagner la nouvelle adresse sereinement.

8. Visibilité du cahier des charges : pensez au numérique

En 2024, les tableaux blancs et les « post-its » n’ont plus vraiment la cote. Nous vous conseillons de centraliser les informations utiles sur une plateforme collaborative.

Cet espace en ligne dédié peut notamment rappeler…

• Les grandes étapes liées au déménagement de votre entreprise.

• Les tâches que chaque salarié doit accomplir avant le transfert vers les nouveaux locaux. On peut les attribuer à différentes équipes, pour diluer l’effort.

• Les informations pratiques : cartons à disposition, précautions à prendre, date du déménagement, adresse des nouveaux locaux…

Bien que les plateformes comme Trello ou Todoist concernent normalement le travail courant, rien ne vous empêche de « détourner » leur utilisation à cette occasion.

L’anticipation, cette clé du déménagement d’entreprise

Est-il possible de tout anticiper quand un déménagement d’entreprise se profile ? Vous l’aurez compris : la réponse est non. Toutefois, votre projet de transfert mérite une grande attention. Ainsi, vos collaborateurs et vous quitterez les anciens locaux l’esprit plus léger.

Un changement d’adresse mal programmé entraîne des frais inutiles, des malentendus, jusqu’à en compromettre vos affaires courantes.

Nos équipes de déménageurs professionnels ne négligent rien. Nous venons en aide aux entreprises dans toute la France, quel que soit le lieu. Notre expérience et notre savoir-faire viennent satisfaire chaque besoin.

Faites-nous parvenir une demande de devis dès maintenant. Votre déménagement sera synonyme de fluidité et d’efficacité. Toutes les étapes seront soignées. Sachant que nos prix sont compétitifs, vous bénéficiez d’un travail de qualité, tout en ménageant votre budget. Alors, comment peut-on vous aider ?